Olá! Como andam as coisas? Espero que bem!
Me diga se você passa pelas seguintes situações no seu dia a dia:
Excesso de atividades e uma constante repetição da frase: “puts, eu tinha me esquecido disso!”
Dificuldade de dizer se seu dia foi produtivo ou não, se perder no meio das tarefas e não terminar nenhuma.
Tem as informações importantes espalhadas em vários lugares e, às vezes, demora mais pra achar uma informação importante do que pra terminar uma tarefa.
Então, estamos aqui pra te ajudar! Dá uma olhadinha nessas dicas e veja como ter uma agenda bem organizada pode resolver, ou pelo menos ajudar você a resolver, a sua vida.
Funções da Agenda:
Central de Informações:
Sua agenda serve, primeiramente, como um baú dos seus mais preciosos tesouros: suas informações mais usadas e preciosas. Pense em tudo aquilo que você volte e meia precisa e deixe tudo anotadinho logo no começo da sua agenda, na primeira página, ou última.
Vou colocar aqui alguns desses itens pra ajudar:
- Os principais telefones de contatos profissionais e pessoais;
- Os telefones e celulares dos funcionários com cargos de chefias;
- Com bastante sigilo os dados pessoais de quem trabalha com você: CPF, RG, PIS/PASEP, data de aniversário e de seus familiares, contas bancárias, tipo sanguíneo (vai que, né?), e etc.;
- Hotéis, agências de turismo;
- CNPJ da sua empresa, caso você precise emitir notas
- Contas bancárias dos seus clientes, funcionários ou colaboradores. (Caso você fique responsável por alguma transição financeira).
- Suas senhas! (Pode criar um código que te ajude a lembrar também, pra caso você perca sua agenda uma hora dessas).
- E por aí vai.
Organizadora do seu dia:
Outra função muito importante da agenda é a de organizar o seu dia, ou seja, ajudar você a lembrar do que precisa fazer, decidir em que ordem vai fazer as coisas e quanto tempo vai dedicar a cada tarefa. Vou passar algumas dicas de como fazer tudo isso da melhor forma, ok? Vamos lá!
Passos para organizar sua agenda:
Sessão de descarrego:
A primeira coisa a se fazer é: anote tudo que você precisa fazer. Todo conteúdo que tem pra estudar, coisas pra resolver na vida pessoal e profissional, o cachorro que você precisa levar pro banho até a reunião ou prova importante que você tem no fim do mês.
Pra que fazer isso? – Isso vai te dar uma noção muito clara de todas suas atividades. Você vai ter uma visão geral de tudo que está pendente e pra qual área da sua vida você precisa dar mais atenção.
Como fazer? – Não se prenda muito, apenas vá anotando tudo que está pendente. Não deixe o lado pessoal da vida de lado! Lembrar de dar o parabéns a um amigo, falar com a sua mãe e outras coisas assim são muito importantes e não podem ser deixadas de lado, beleza?
Beleza, hora de ver quem é quem:
Agora é hora de organizar essas tarefas todas dentro de blocos: profissional, estudos, vida pessoal, enfim, organize suas funções por áreas da vida. E depois, você pode criar divisões menores dentro de cada área. Como, por exemplo, pensando dentro da sua vida profissional, você pode dividir elas assim: essas tarefas aqui tem a ver com vendas, essas com a parte financeira da empresa, essas outras são relacionadas a organização.
Pra que fazer isso? – Isso vai te ajudar a escolher as atividades que estão relacionadas umas as outras para fazê-las juntas. Ás vezes você percebe que uma tarefa depende de outra pra acontecer e é aqui que você começa a perceber esse tipo de coisa.
Como fazer? – Você precisa pensar nesses grupos de junção de tarefas. Quais delas estão relacionadas? E deixe isso bem claro na sua agenda, divida esses grupos.
Por onde eu começo?
Chegou o momento de estabelecer prioridades. Você já tem ali na sua frente tudo que precisa fazer, agora, o que precisa ser feito primeiro? O que você pode fazer agora? O que dá pra ficar pra amanhã? E pra semana que vem?
Pra que fazer isso? – Tudo o que fizemos anteriormente é pra que você pudesse tomar essa decisão com segurança. Muitas vezes a gente sai fazendo as coisas mas não vê que algumas eram muito mais importantes e precisavam ser feitas antes. Ou, focamos muito em uma tarefa e quando terminamos ela, não sabemos qual a próxima que precisamos fazer. Isso faz a gente perder agilidade no terminar uma tarefa e começar a outra.
Como fazer isso? – Aqui é preciso sinceridade e paciência, gente. Deixe sempre um tempo hábil na sua agenda para você realizar cada atividade com calma. E já preveja atrasos e imprevistos. Se colocar um prazo muito curto para realizar as tarefas só nos leva a uma coisa: frustração. Então, coloque prazos saudáveis para cada função que você precisa realizar.
Crie esse hábito:
A gente começa a semana com a agenda toda preenchida, tudo lindo. Mas chega na sexta estamos tão atolados de atividade que a agenda está lá, esquecida no canto da nossa mesa enquanto estamos apagando todo incêndio que aparece na nossa vida. É preciso manter um controle e um ritual. Todo dia de manhã, pense em planejar o seu dia, como ele vai ser? Ou então no fim do dia, pense no próximo, o que vou fazer amanhã? Isso já vai poupar um baita tempo e preocupação da sua vida.
Pra que fazer isso? – Muita gente deve estar pensando: “Ah, por que vou perder esse tempo escrevendo na minha agenda se já podia estar resolvendo meus problemas?”. Tente pensar da seguinte forma: organizar seu trabalho diminui seu retrabalho. Pense quantas vezes você agiu por impulso e acabou tendo que refazer aquela tarefa depois, ou deu prioridade a coisa errada no seu dia, ou deixou alo muito importante passar. Analisar bem o que você precisa fazer ajuda você a ter mais foco e produtividade. Você deixa claro pra sua cabeça: “é nisso que vamos trabalhar agora!”
Como fazer isso? – Ande sempre com a sua agenda por aí, pense nela como uma ferramenta sua de trabalho. Logo que as coisas acontecerem, anote. Pense nela como uma extensão da sua cabeça. Com o tempo, isso se torna um hábito pra você.
Ferramentas digitais:
É claro, você precisa analisar e perceber qual método é melhor pra você. Existem diversas ferramentas digitais de organização, como a agenda do Google (do e-mail, mesmo) e o aplicativo GoogleKeep que te permite criar listas de tarefas.
Isso tudo pode ser muito útil, tudo que você precisa faze é: testar! Veja se você é uma pessoa mais analógica e se anotar faz muita diferença pra você. Ou então, se você resolve tudo pelo celular mesmo. Não tem jeito pior ou melhor. Tem o que é melhor pra você.
Como conseguir mais informações de produtividade?
Falamos sobre agenda no nosso curso de Desenvolvimento Pessoal e Administrativo, mais especificamente no módulo de Secretariado. Porém, como você pode ver, esse conteúdo é útil pa qualquer pessoa e de qualquer área.
Nós vamos falar mais sobre esses assuntos de produtividade e organização aqui no Blog e postamos as dicas sempre nas nossas redes sociais: Insta e Facebook. Fique de olho lá pra saber mais, beleza?
Vou colocar pra vocês aqui, também, outros perfis do Instagram que trazem ótimas dicas de produtividade:
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